İlk Kez Yönetim Programı Kullanacak Kurumlar İçin Başlangıç Rehberi

Yönetim Yazılımına Geçişte İlk Adımlar

Dernek, kooperatif veya site yönetimlerinde kağıt kalem veya Excel düzeninden profesyonel bir bulut yazılımına geçiş kararı almak, kurumsal gelişim için atılmış en doğru adımdır. Ancak daha önce herhangi bir yönetim programı kullanmamış yöneticiler için "Nereden başlamalıyım?", "Verilerimizi nasıl aktaracağız?", "Sistemi öğrenmek zor olacak mı?" gibi endişeler son derece doğaldır.

İdarem, kullanıcı dostu arayüzleri ve aşamalı kurulum sihirbazı sayesinde teknik bilgi gerektirmeden, dakikalar içinde kullanmaya başlayabileceğiniz şekilde tasarlanmıştır. Bu rehberimizde, sisteme ilk girişinizden üyelerinizin portalı kullanmaya başlamasına kadar olan temel adımları bulabilirsiniz.

Adım Aşamalı İdarem Kurulum Rehberi

Adım 1: Kurum Profilinizi Tamamlayın

Sisteme ilk giriş yaptığınızda, İdarem Kurulum Sihirbazı sizi karşılar. İlk olarak kurumunuzun yasal unvanını, adresini, vergi dairesi/numarası bilgilerini ve varsa logonuzu sisteme yükleyin. Bu bilgiler, sistemin üyelerinize keseceği resmi tahsilat makbuzlarında, ihtar yazılarında ve e-posta bildirimlerinde otomatik olarak kullanılacaktır.

Adım 2: Üye veya Sakin Bilgilerini Aktarın

Sistemde işlem yapabilmek için üyelerinizin kaydedilmesi gerekir. Eğer halihazırda bir Excel üye listeniz varsa, İdarem Import modülünden indireceğiniz şablona bu bilgileri kopyalayıp sisteme yükleyin. Sistem, isim, telefon, e-posta, TC kimlik ve varsa daire/hisse numaralarını otomatik olarak eşleştirerek saniyeler içinde üye kartlarını oluşturur.

Adım 3: Aidat ve Borç Kalemlerini Tanımlayın

Kurumunuzun gelir yapısına göre aidat türlerini belirleyin. Örneğin, "Aylık Aidat", "Genel Kurul Ek Ödemesi", "Giriş Ücreti" veya "Demirbaş Katkı Payı" gibi kalemler tanımlayabilirsiniz. Her kalemin tutarını, döviz cinsini ve varsa yasal gecikme faizi oranlarını bu aşamada belirlersiniz.

Adım 4: Toplu Borçlandırma Yapın ve Duyurun

Üye kartları oluştuktan ve aidat türleri tanımlandıktan sonra üyelerinize borç yansıtabilirsiniz. "Toplu Borçlandırma" ekranından tek tıkla tüm üyelere veya belirli gruplara borç yansıtabilirsiniz. Borçlandırma sonrasında üyelere SMS veya e-posta göndererek güncel borçlarını tebliğ edebilirsiniz.

Adım 5: Üye Portalı ve Online Ödeme Özelliğini Açın

Son olarak üyelerinizin sisteme girip borçlarını görebilmeleri için "Üye Portalı Hesaplarını" aktif hale getirin. Sakinlere portal giriş şifreleri otomatik SMS veya e-posta ile iletilir. PayTR sanal POS entegrasyonunu da aktif ettiğinizde artık üyeleriniz portaldan kredi kartıyla güvenle ödeme yapmaya başlayabilirler.

Destek ve Canlı Yardım Süreçleri

İdarem olarak canlıya geçiş sürecinizde her zaman yanınızdayız. Takıldığınız her adımda yönetim panelinizdeki "Destek Talebi" modülünden veya canlı yardım hattımızdan teknik ekibimize ulaşabilir, yardım dokümanlarımızı inceleyebilirsiniz.

Kurumunuz için İdarem’i denemek isterseniz demo talep formunu doldurabilirsiniz.